MESIN – MESIN KANTOR SEBAGAI ALAT KOMUNIKASI

Alat komunikasi sangatlah menunjang pekerjaan kantor, tanpa alat komunikasi tidak dapat terlaksanakan koordinasi tugas dengan baik. Berikut ini pemaparannya tentang jenis-jenis alat komunikasi, perkembangannya, kelebihan dan kekurangannya serta masalah-masalah yang terjadi saat penggunaan alat komunikasi di lingkungan perkantoran.

1. Telepon

Telepon adalah alat komunikasi jarak jauh yang bisa digunakan di dalam kantor maupun rumah dengan menggunakan kabel telepon.

Adapun jenis-jenis telepon adalah:

a. Telepon meja (tablephone) dan Triphone untuk diletakan di atas meja
b. Telepon dinding (wallphone) untuk di pasang pada dinding
c. Telepon dengan pengeras suara (Loud speaking telephone) yang tidak perlu dipegang sewaktu bicara
d. Telephone genggam (pager) bentuknya kecil sehingga mudah di bawak kemana saja.

Perkembangan awal telepon sendiri, berawal dari tahun 1871-1915. Awal telepon sebagai alat komersial pada tahun 1940 dengan menggunakan sisten microwave radio untuk hubungan jarak jauh. Sampai pada akhirnya tahun 1969, pengguna telepon di Amerika telah mencapai 90%. AT&T menjadi laboratorium system telepon paling baik di dunia.

Kelebihan Telepon adalah mempermudah akses telekomunikasi antar ruangan atau bagian kantor. Kekurangannya yaitu tidak fleksibel artinya tidak dapat dibawa kemana-mana artinya telepon harus tetap berada di meja kantor atau tempat khusus lainnya.

2. Intercom

Intercom merupakan alat komunikasi yang dipergunakan untuk menyampaikan warta atau keterangan dalam satu lingkungan organisasi, antar bagian ke bagian yang lain atau dari satu ruangan ke ruangan lain.

Fungsi intercom di lingkungan kantor:

a. Sebagai alat komunikasi untuk menyampaikan informasi secara efektif dari satu pihak kepihak lainnya
b. Memperluas saluran komunikasi dalam suatu instansi atau kantor
c. Menghemat waktu dan tenaga sehingga meningkatkan produktivitas kerja pegawai.

Kelebihan Intercom adalah praktis dalam penggunaannya serta murah biayanya. Sedangkan kekurangannya adalah jangkauannya terbatas dan rawan penyadapan.

3. Handphone

Handphone adalah telepon genggam yang fungsinya hampir sama dengan telepon rumah biasa, namun yang membedakan adalah handphone memiliki banyak fitur-fitur canggih yang bisa menunjang pekerjaan kantor terselesaikan dengan cepat dan tepat. Handphone dinilai lebih cepat dan portable, artinya lebih praktis dan dapat dibawa kemana-mana.

Perkembangan handphone

Generasi pertama: analog, kecepatan rendah (lowspeed), cukup untuk suara. Contoh: NMT (Nordic Mobile Telephone) dan AMPS (Analog Mobile Phone System)
Generasi kedua: digital, kecepatan rendah – menengah. Contoh: GSM dan CDMA2000 1xRTT
Generasi ketiga: digital, kecepatan tinggi (highspeed), untuk pita lebar (broadband). Contoh: WCDMA (atau dikenal juga dengan UMTS) dan CDMA2000 1xEV-DO. Handphone/mobilephone.
Generasi keempat: digital, kecepatan sangat tinggi (very highspeed), untuk pita lebar (broadband), multifungsi. Contoh: 4G LTE (Long Term Evolution) dan IEEE 802.16m

Kelebihan penggunaan handphone adalah mempermudah berkomunikasi, menambah pengetahuan tentang perkembangan teknologi masa kini, dan memperluas jaringan pertemanan atau menambah relasi. Sedangkan kekurangannya adalah menjadikan seseorang menjadi makhluk berindividualitas yang tinggi, pemborosan, adanya radiasi yang mengganggu kesehatan tubuh, dan rawan tindakan kejahatan.

4. Faksimili (Faximile)

Faksimile adalah mesin/alat untuk mengirim dan menerima data atau dokumen yang hampir sesuai dengan aslinya, baik berupa tulisan maupun gambar.

Perkembangan Mesin Faksimile

Penemu pertama dari mesin fax mengembangkan mesin telegraf dengan sedemikian rupa sehingga menjadi mesin fax yang pertama kali. Dan tidak hanya berhenti sampai itu saja, perkembangan mesin fax berkembang semakin pesat karena semakin banyak pula yang menggunakan mesin tersebut.

Mengirim faksimili:

Letakkan dokumen yang hendak dikirim menghadap ke bawah pada tempatnya, di ADF Memasukkan nomor tujuan dengan menggunakan fitur one-touch, speed dial, search atau memasukan secara manual Setelah itu tekan tombol start.

Menerima faksimili

Angkat gagang telepon
Tekan start jika terdengar bunyi nada faksimili (bunyi beep)
Ketika muncul tulisan “receive” pada layar telepon, letakkan gagang telepon

Kelebihan mesin faksmile ini adalah membantu pengiriman dokumen ke tempat yang jauh dengan waktu yang singkat. Sedangkan kekurangan Mesin Faksimile adalah semua fax yang dikirim dan terkirim dapat terbaca oleh semua orang yang terhubung dalam suatu jaringan.

5. Handy Talky (HT)

Handy Talky (HT) sebuah alat komunikasi yang bentuknya mirip dengan telepon genggam, tetapi sifatnya searah. Karena searah, maka si pengirim pesan dan si penerima tidak bisa berbicara pada saat yang bersamaan. HT menggunakan gelombang radio frekuensi khusus, dan sering dipakai untuk komunikasi yang sifatnya sementara karena salurannya dapat diganti-ganti setiap saat.

Kelebihan HT antara lain: tidak memerlukan Pulsa, mampu berhubungan langsung kesemua orang dengan frekuensi yang sama, mudah dalam penggunaan, cepat untuk sampai tidak perlu mengetik nomer telp, dapat digunakan tidak terdapat maslah sinyal saat cuaca buruk, dapat digunakan dan didengarkan oleh jaringan khusus yang telah di-setting, sangat baik digunakan dalam koordinasi acara, karena terhubung dengan cepat

Sedangkan kekurangannya adalah tidak bisa terhubung dengan hanya satu orang, dalam berbicara harus pelan dan jelas, speaker tidak lebih baik dari Handphone, kurang awet batu baterai, hanya digunakan untuk alat komunikasi suara, sms tidak bisa, apalagi main game, butuh Perawatan ekstra (maintenance), gelombang suara dari speaker mempengaruhi HT dan bisa merusak panel HT, menjangkau hanya 3 Km dengan antena kecil biasa, tidak bisa jauh karena masih menggunakan teknologi radio

Masalah-masalah yang terjadi saat penggunaan alat komunikasi kantor:

1. Keterbatasan Pegawai, tenaga pemakainya (pegawai tidak ahli dalam mengoperasikannya.
2. Masalah Teknis, kerusakan pada mesin kantor.
3. Terjadinya Miss Communication antar pengguna mesin komunikasi yang dapat menyebabkan zero feedback, bahkan negative feedback.
4. Tidak bisa menempatkan penggunaan alat komunikasi dengan baik. Contoh: pegawai kantor menggunakan handphone untuk kepentingan pribadi ketika jam kerja.
5. Individualitas tinggi, karena kurangnya bersosialisasi antar individu secara langsung atau tanpa menatap muka menimbulkan rasa individual yang tinggi.
6. Bergantung pada alat komunikasi, padahal biasanya mengerjakan pekerjaan kantor tanpa alat komunikasi namun karena kecanduan untuk menggunakan sehingga merasa sulit bahkan susah untuk mengerjakan pekerjaan kantor tanpa alat komunikasi.

Untuk latihan soal bab VI bisa buka link berikut:
https://bit.ly/2wsFvpS